FAQ over COSMO

Vragen over COSMOVragen en antwoorden op veel gestelde vragen over COSMO

Doelgroep

  • Is het systeem toepasbaar voor OP en OOP?
    Ja, COSMO is zeker toepasbaar als het gaat om onderwijsgevend en ondersteunend personeel.
  • Sluit COSMO aan bij onze gesprekkencyclus (de periodiek terugkomende gesprekken als P.O.P.gesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken e.d.)?
    COSMO biedt de mogelijkheid om volledig verslag te doen van de gesprekkencyclus. Zowel leidinggevende als medewerker hebben hiervoor de ruimte in en worden daarbij geholpen door COSMO.
  • Wie houdt COSMO bij?
    Het bekwaamheidsdossier is boven alles een dossier dat de leerkracht over zichzelf bijhoudt, eigenlijk een portfolio. Daarom is de leerkracht de aangewezen persoon om het eigen dossier in COSMO te vullen en te beheren.

Competentieprofielen

  • Kunnen competentieprofielen en bijbehorende gedragsindicatoren worden ingevoerd?
    Ja, in principe staan de 7 leerkrachtcompetenties die door de wet zijn vastgesteld in COSMO. Daarbij is een reflectie-instrument beschikbaar om elke competentie te meten.
  • Hoe stelt een medewerker de eigen competenties vast?
    COSMO bied hiervoor twee mogelijkheden. COSMO bevat reflectievragenlijsten voor medewerker en leidinggevende. COSMO biedt de 360Q als horizontaal feedback systeem.
  • Zijn deze aan te passen op de schoolsituatie?
    Ja, de 7 leerkrachtcompetenties staan vast en volgen de wetgeving daaromtrent (Algemene Maatregel van Bestuur 460, 23 aug 2005) Indien gewenst kunnen er school- of teamspecifieke competenties worden toegevoegd.
  • Zijn deze later nog te wijzigen? Ja, ook op een later tijdstip kunnen nog competenties worden toegevoegd en eventueel aangevuld of gewijzigd worden als dit noodzakelijk/wenselijk is.
  • Is er ruimte voor meer competenties?
    Ja, indien gewenst kunnen er algemeen beschikbare en schoolspecifieke competenties worden toegevoegd.

Zelfevaluatie

  • Genereert het systeem digitale vragenlijsten voor zelfevaluatie (op basis van de competenties / gedragsindicatoren)?
    Ja, in COSMO is een reflectievragenlijst ingebouwd. Deze heet de reflectie leerkrachtcompetenties . De vragenlijst is onder instrumenten in te zien en te maken.
  • Legt het systeem de resultaten van de reflectievragenlijst vast?
    Ja, de resultaten worden vastgelegd. De uitkomst is in te zien op een overzichtscherm en uit te printen. Hierbij is per vraag terug te zien welk antwoord is gegeven. De uitslag van de test is vervolgens over te zetten naar een competentieprofiel.

Evaluatie door collega’s

  • Genereert het systeem digitale vragenlijsten voor evaluatie door collega s (op basis van de competenties / gedragsindicatoren)?
    COSMO biedt 360Q, een 360 graden feedbackmethode voor een evaluatie door collega s. COSMO biedt bovendien de ruimte om vrijelijk te kiezen voor een ander instrument. De uitkomsten van dit instrument kunnen in COSMO worden opgenomen en bewaard. En ook voor leidinggevenden is er een digitaal 360 graden feedback instrument.Vastleggen overige onderdelen bekwaamheidsdossier.
  • Kunnen in het systeem onderdelen van het bekwaamheidsdossier digitaal worden vastgelegd (diploma’s, getuigschriften, curriculum vitae, beschrijving schoolloopbaan, persoonlijk ontwikkelingsplan, gespreksverslagen)?
    Ja, in COSMO kunnen allerlei documenten worden toegevoegd, zoals diploma s, getuigschriften e.d. Tevens kunnen er gespreksverslagen van P.O.P.-, functionerings-, beoordelingsgesprekken e.d. worden vastgelegd.
  • Kunnen in het systeem de hiervoor benodigde documenten worden vastgelegd?
    De formats kunnen worden ingevoerd in een tekstscherm of worden aangehangen als een (ingevuld) document. Voor de P.O.P is een format in COSMO aanwezig.

Historie

  • Houdt het systeem van de vastgelegde gegevens een historie vast?
    Het systeem biedt de gebruikers de mogelijkheid om verslagen, vragenlijsten, etc meermalen in te voeren. Er wordt strikt genomen geen historie (in de zin van een volledig mutatieoverzicht) bijgehouden.

Aanbieder

  • Sinds wanneer bestaat de organisatie SIKON??
    De eerste versie van COSMO is uit 2003. De COSMO-2 versie die momenteel gebruikt wordt, is sinds november 2008 beschikbaar. De Stichting Sikon is door een aantal scholen opgericht voor de ontwikkeling van onder meer COSMO. COSMO wordt beheerd en onderhouden door Construct Bedrijfspsychologie uit Almere, opgericht in 1993.
  • Sinds wanneer is het systeem op de markt?
    Het systeem COSMO is sinds 2003 op de markt.
  • Heeft de aanbieder een helpdesk functie?
    Ja, en wel op vier niveaus. COSMO heeft een gratis helpdesk functie. Cosmo is per mail en per telefoon te bereiken voor vragen en problemen. Daarnaast bevat de website diverse hulpbronnen voor de gebruiker. Verder zijn er met regelmaat gebruikersbijeenkomsten.
  • Biedt de aanbieder ondersteuning bij de inrichting en implementatie van het systeem?
    Jazeker. Wij ondersteunen hierbij d.m.v. informatiebijeenkomsten voor medewerkers, workshops voor alle gebruikers en handreikingen over hoe COSMO te implementeren binnen de organisatie. Doorgaans wordt dit in maatwerk aangeboden. Drie voorbeelden hiervan:
    1. Algemene informatiebijeenkomsten.
    2. Informatiebijeenkomsten voor ambassadeurs.
    3. (Gespreks-)vaardigheidstrainingen voor leidinggevenden.
  •  Worden er (contract)afspraken gemaakt over updates en onderhoud van het systeem?
    Ja, deze zijn te vinden in de gebruikersovereenkomst
  • Waaruit bestaat de expertise op het gebied van HRM?
    COSMO is in beheer bij Construct Bedrijfspsychologie. Construct beheert en ontwikkelt het systeem. Bij Construct Bedrijfspsychologie werken psychologen die zich in de praktijk bezig houden met alle aspecten van HRM, waaronder personeelsbeleid, de gesprekkencyclus, werving en selectie, maar vooral ook ontwikkeling, training en coachen van medewerkers. www.psy.com

 

Systeemkenmerken

  •  Is het systeem benaderbaar via internet?
    Ja, het systeem is internetbased en is dag en nacht bereikbaar, op school, thuis en elders.
  •  Vindt de hosting plaats op de server van de aanbieder of op de server van de school?
    Op de server van de aanbieder. Dit biedt namelijk de beste mogelijkheden om een goede uptime te garanderen.
  • Welke medewerkergegevens moeten worden ingevoerd?
    Naam, burgerservicenummer en e-mailadres zijn minimaal nodig voor het aanmaken van een dossier voor een medewerker.
  • Op welke wijze gebeurt dat?
    De school kan het zelf doen via de beheer interface. Bij de eerste keer invoeren, kunnen wij dat voor u verzorgen. Gegevens van de medewerkers kunnen aangeleverd worden vanuit een administratiesysteem in een Excel of CVS bestand. Daarna kan de school het zelf bijhouden door in de administratieve beheermodule mutaties te verwerken.
  • Op welke wijze voorziet het programma in backup? 
    Er wordt dagelijks een backup gemaakt van de COSMO database. Terugplaatsen van dossiers vanaf de backup loopt via de helpdesk.
  •  Hoe worden de opgeslagen gegevens beschermd tegen onbevoegde toegang en/of manipulatie?
    De toegang tot COSMO verloopt via HTTPS. De gebruikers worden geautoriseerd via een gebruikersnaam en een wachtwoord. De autorisatie van functies voor een gebruiker is via de beheermodule te regelen.

Rapportage

  • Op welke wijze worden de resultaten van de reflecties in beeld gebracht?
    Voor het invullen van de gegevens is een invulscherm beschikbaar. Zodra hier iets is ingevuld zijn de resultaten direct terug te zien in het scherm.
  • Kunnen de resultaten van de diverse evaluaties digitaal aan elkaar worden gerelateerd en/of worden geïntegreerd?
    Ja, COSMO reflecties kunnen in de tijd worden gevolgd en vergeleken. Dit geldt ook voor overgenomen 360 graden uitkomsten.
  •  Welke managementinformatie kan uit het systeem worden gegenereerd op het niveau van het team, de sector en de school als geheel?
    a. Teamniveau: het bekwaamheidsdossier van alle medewerkers die onder de teamleider vallen, kunnen door de teamleider worden ingezien. Verder kan de teamleider op een aantal criteria (o.a. functies, taakervaring, (voor)opleiding, (na)scholing en kwaliteiten) zoeken om zo een overzicht te krijgen van zijn/haar teaminhoud. Verder kan op teamniveau gezien worden, wie er mobiliteits-, schollings- en aanstellingswensen heeft.
    b. Sectorniveau: zelfde als op teamleiderniveau.
    c. School/bestuursniveau: het CV en de mobiliteits-, schollings- en aanstellingswensen van alle medewerkers. Ook op bestuursniveau kan op criteria (o.a. functies, taakervaring, (voor)opleiding, (na)scholing en kwaliteiten) gekeken worden.
  •  Genereert het systeem informatie over de voortgang van het proces (gesprekcyclus)?
    Ja, in COSMO is de gesprekkencyclus bij te houden. Tevens is het p.o.p. bij te houden door middel van een vragenlijst, een gespreksverslag en de resultaten.
  •  Kan het systeem over een bepaalde periode de ontwikkeling van de medewerker in beeld brengen?
     Ja, ieder gesprek en iedere competentie-evaluatie kan worden opgeslagen en ingezien in COSMO. Hierdoor is een ontwikkeling van een medewerker duidelijk in beeld te krijgen.

Toegankelijkheid

  •  Is de toegang tot het systeem te regelen op verschillende niveaus?
    Ja, zowel op medewerkers/leerkracht-, teamleiders/schoolleiders- en management/bestuursniveau is het systeem in te zien en toegankelijk.
  • Kan de medewerker zelf zijn eigen gegevens zien, de kernteamleider die van het hele team, de sectordirecteur die van de hele sector, etc?
    Ja, iedereen kan op basis van de hem/haar toegekende rol de gegevens inzien.
  • Welke elementen kan de medewerker zelf in zijn bekwaamheidsdossier toevoegen/wijzigen?
  • CV, aanstelling, competenties, beroepsidentiteit, p.o.p., aanstellingswensen, mobiliteitswensen, (na)scholingswensen.

Gebruiksvriendelijkheid

  • Is het systeem gemakkelijk benaderbaar voor alle gebruikers?
    Ja, vanaf iedere PC met een internetverbinding is COSMO benaderbaar.
  • Is het gebruik van het systeem niet te complex?
    Nee, het systeem is duidelijk en overzichtelijk in het gebruik. Achter de schermen wordt in samenwerking met gebruikersgroepen voortdurend gewerkt aan gebruiksvriendelijkheid en gebruiksgemak.
  • Kunnen de rapportages op eenvoudige wijze worden gegenereerd?
    Ja, alle rapportages zijn direct beschikbaar. Alle invulvelden hangen achter hetgeen de gebruiker ziet. Overzichten en rapportages kunnen door het aanklikken van het printertje boven in het scherm gemakkelijk op scherm worden weergegeven.

Referenties

Welke referenties zijn te benaderen met betrekking tot het systeem?

  1. 1. De heer Henny Dokter
    E-mail: henny.dokter@planet.nl
    Tel: 06-42208798
    De heer Dokter is de bedenker van het digitale bekwaamheidsdossier COSMO.
  2. De heer Geert Gerritsen
    E-mail: g.gerritsen@kos-oostgelre.nl
    Tel: 0314-354290
    De heer Gerritsen is algemeen directeur van KOS Oost Gelre, gebruiker van COSMO en werkgroeplid van de werkgroep voor ontwikkeling en verbetering van COSMO.
  • Is het mogelijk gedurende een nader af te spreken proefperiode het systeem te testen?
    Ja, bovendien is er altijd een demo om te proberen op www.sikon.nl.